前回の記事で資料の必要性とタイプごとの違いを理解してもらえたと思います。
前回の記事：2-5.教育資料の必要性｜説明内容に適した資料タイプを作成して高い効果を得る
今回の記事では実際にどんな資料を作成するのが良いか考えてみましょう。
目次
フォーマットを決める4つのメリット
資料タイプがあるのにフォーマットを決める必要があるの？と疑問に思う方がいるかもしれません。
これは教える内容によって資料タイプを変えるのですが、資料タイプそれぞれにフォーマットを作成してほしいという意味です。
フォーマットを使用することでさまざまなメリットが生まれてきます。
1.使い回しのしやすい資料になる
フォーマットが決まっていると使い回しのしやすい資料になります。
いつもこのフォーマットだからこの形に合わせれば良いというパターンや、少し修正すれば他の資料にも使えるということが多くなります。
使い回しができると教育資料の作成の大幅な時間短縮になります。
2.いつでも誰でも見られる資料になる
フォーマットが決まっていると、どこに要点が書いてあるのかがわかりやすくなります。
忙しくなってもここに要点が書いてあるというのがわかれば、すぐに確認することができます。
資料の流れを理解できると全体の把握もしやすくなり、確認する時も必要な部分のみを確認できる様になります。
3. 誰が作っても読みやすくなる
フォーマットを作成した人と別の人が作った資料でも同じフォーマットを使用していれば、同じ様に要点の整理がされているのですぐに読むことができます。
文章力がない人が作ってもフォーマットが良いと読みやすい資料になりやすいです。
文章力に自信がない人はフォーマットでカバーするのも良いと思います。
4.資料作成の取り掛かりが早くなる
誰でも作りやすいフォーマットにすることで、資料作成で毎回どういう形式の資料を作成するか悩む必要がなくなります。
資料作成で一番時間かかるところは要点を決めることではなく、どういったレイアウトにするか考えることです。
逆にフォーマットを決めどういったレイアウトを使用するのか決まっていれば、その分の時間が短縮できます。
フォーマット作成の3つのルール
フォーマット作成をするのにもルールがあります。
ここでは見やすいフォーマットにするため必要なルールを紹介します。
1.テーマのデザインに統一感を持たせる
テーマのデザインがバラバラだとデザインに注意が引かれてしまうので、デザインは統一感を持たせる必要があります。
デザインを派手にせず、シンプルで読みやすいテーマにするのが良いでしょう。
2.要点の記載場所を決める
要点を記載していない資料というのをよく見かけますが、そもそもフォーマットに組み込まれていないことも多いです。
ここに要点があるというのを明確にすることが大事です。
KING Blogでは目次とまとめのどちらを見ても要点を確認することができます。
最初と最後のどちらかで確認できると便利になるので、必ず要点の場所を決めておきましょう。
3.タイトルのルールを決める
タイトルのルールがフォーマットなのか？と疑問に思うかもしれません。
ですが、ルールがあるとないとでは全く違います。 KING Blogでも最初に数字をつけるルールをつけています。
どんなルールが良いかというと、タイトルの先頭に下記の様な項目をつけるとわかりやすくなります。
- 【新人教育資料】
- 2021.03.新人教育｜
- [まとめ資料 vol.1]
タイトルの中に番号を入れると何番の資料に書いてあるというのをなんとなくで記憶しやすくなります。
資料作成の5つのコツ
フォーマットが完成したら実際に資料を作成していきましょう。
読みやすい資料になるようにコツをお伝えします。
1.何を教えるための資料を作成しているか明確にする
何を教えるための資料か目的を見失ってはいけません。
例えとしてChromeのバージョンを知りたいとします。
資料AではChromeの使い方をすべて説明しています。
この資料には一つ一つの機能が書いてあります。
資料BではChromeのバージョンの確認方法のみを説明しています。
この資料にはChromeのバージョンの確認方法以外は書いてありません。
もし、あなたなら資料Aと資料Bのどちらの資料を読みますか？ 間違いなく資料Bだと思います。
目的に沿った資料を作成するというのは大事な要素となります。
2.どの資料タイプを使用するか決める
- 文字ベースの資料タイプ
- 表計算ベースの資料タイプ
- スライドベースの資料タイプ
説明のボリュームや必要な要素によって選び方が変わります。
こちらは前回の記事の特徴を記載しているので説明は省略します。
3.要点を記載する
目的と資料タイプが決まったら、次に要点を記載しましょう。
要点を記載することで、全体のボリュームが掴むことができます。
要点がわかれば資料もスラスラと書くことができるようになります。
4.誰にでもわかりやすい言葉を使う
教育資料では専門用語は少なくする方が理解度が上がりやすいです。
ただ、専門用語を覚える必要もあると思います。
専門用語を覚える必要がある時は、その説明も記載するのを忘れない様にしましょう。
専門用語の説明が多くなってきたと感じたら読みづらい資料になりかかっているので気をつけましょう。
5.図や画像を取り入れる
当たり前と思うかもしれませんが、図や画像を資料の中に入れましょう。
自分で図や画像を作成するのが難しい場合は、スクリーンショットを撮って貼り付けるだけでも見やすさは全然違います。
文章が長くなってしまったり、言葉ではうまく説明できないところに図や画像を挿入しましょう。
まとめ
- 教える時のフォーマットを決めるメリット
- 使い回しのしやすい資料になる
- 全員がいつでも見れる資料になる
- フォーマット作成のルール
- テーマのデザインに統一感を持たせる
- 要点の記載場所を決める
- 資料作成のコツ
- 何を教えるための資料を作成しているか明確にする
- どの資料タイプを使用するか決める
- 要点を記載する
- 誰にでもわかりやすい言葉を使う
- 図や画像を取り入れる
