前回の記事までで教育計画を完了しました。
今回の記事からは教育資料の作成についてお伝えしていきます。
まず、教育資料がなぜ必要なのか理解するところから始めます。
次に、学んでもらいたいのは目的によって資料タイプを変更することの効果をお伝えしていきます。
目次
すべての項目に対して資料作成をするべき
教育計画を作成したと思いますが、すべての項目に対して資料を作成するべきです。
その理由を順々に説明していきます。
口頭の説明や実演で説明するだけだと忘れた時に振り返る方法がなくなってしまう
まず、口頭の説明や実演だけでは記憶に残りにくいという点です。
人の記憶は時間が経つとともに薄れていくのです。
エビングハウスの忘却曲線という言葉があるので、気になる方は下記サイトを参考にしてみてください。
※エビングハウスの忘却曲線で分かる、最適な復習のタイミング（外部サイトです）
資料を作成しておくことで、もし忘れたとしても振り返ることができます。
もし、振り返る資料がない状態でわすれてしまった場合に教育対象者はどうすると思いますか？
作業で困った場合はあなたに質問する可能性もありますが、もしかしたら、あやふやな記憶を頼りに頑張って進めようとして間違えてしまうかもしれません。
そんなことになったら大変ですね。
実際のところ、質問をしやすい環境が整っていないと後者の様に無理やり進めようとすることも多いのです。
こkどえメモを取れば良いじゃないかと反論する方もいるかもしれませんが、僕は教育対象者にはメモを取らせないことを推奨しています。
なぜメモを取らせないことを推奨しているのか？
一般的にはいつでもメモ帳を持ち歩いて、わからないことはメモしなさいと教えることが多いです。
ですが、大人数に教育する機会があった場合には全員がメモを取るという時間を取るのがとても効率が悪いのです。
２０人に教える時に全員が１分ずつメモをとっていたとすればどうでしょうか？
他の人が１分でメモを取ることができるのであれば、あなたが５分時間を使って資料に追記しておけば１５分の節約になります。
つまり、良い資料であれば資料を見てきっちり説明の内容を理解することを思い出すことができるので、資料の場所だけ覚えておけばメモを取らなくても大丈夫なのです。
それに加え、良い資料であれば使い回しをすることができます。
逆に、教育対象者がメモを取るということは良い資料ではないので改善する必要があります。
メモを取らせないという言葉の意味を理解していただけたはずです。
使い分けると効果が倍増する３つの資料タイプ
ここからは資料タイプからどういった資料が作りやすいのかを説明していきます。
- 文字ベースの資料タイプ
- 表計算ベースの資料タイプ
- スライドベースの資料タイプ
説明内容や目的を意識することで資料タイプを簡単に選ぶことができます。
作業や知識の詳細な説明が必要な内容は文字ベースの資料を作る
文字ベースの資料タイプとはMicrosoft WordやGoogleドキュメントなどが有名です。
文字ベースの資料のメリットは誰でも簡単に作成することができるという点です。
文章を書くのを主目的として作られているので、文章が書ける人であれば誰でも作成できます。
文章で書くことができるということは文章が読みやすい様ツールになっています。
ちなみに、ブログも文字ベースの資料と同一です。
ブログは作業や知識の詳細について書かれていることが多いので文字ベースになっています。
デメリットとしては写真や画像を挿入しないと見づらい資料になってしまう可能性があるという点です。
感覚的jに図形で把握することが難しいので、一回見て覚えることには向いていません。
また、わかりやすい文章でなければいけないので文章力を求められます。
チェックリストや計算処理は表計算ベースの資料を作る
表計算ベースの資料タイプとはMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどが有名です。
表計算ベースで作業手順なども作ることができますが、一番のおすすめはチェックリストや計算処理が必要な資料を作成するのに使うことが良いです。
メリットとしては教育資料と実業務資料を兼ね合わせて作成することができるという点です。
毎日の朝の点検や確認項目などをチェックリストにしておき、補足や備考欄に説明を書いておくだけで完了できます。
その他にも表計算ベースの資料では、計算処理を活用できます。
金額の計算であったり、集計するを教える時にはとても重宝します。
デメリットとしては長い文章を入力するとみづらくなりやすい点です。
長い文章を入力すると、改行されてしまったり、後ろに隠れてしまったりしてしまいます。
レイアウトに気をつければ大丈夫ですが、慣れていないと時間がかかってしまいます。
知識の概要説明や全体的な流れを説明する資料はスライドベースの資料を作る
スライドベースの資料タイプとはMicrosoft Power PointやGoogleスライドなどが有名です。
知識の概要説明や全体的な流れを短い単語で覚えてもらうのにはとても効果的な資料を作成できます。
メリットとして矢印や図形を簡単に入れられるので、図解を作成できる点です。
図解は慣れるととても良い資料ができます。
組織図や商品の説明などを作成するのに向いています。
デメリットとしては図解の作成方法を知らないとただの文章が並んだ見づらいスライドになってしまうという点です。
何事も経験ですが、これは特に他の資料よりも経験が必要になります。
プレゼンの資料を作成するのにも必要になるスキルなので勉強して経験しておくのも良いかと思います。
今回は、資料タイプの選び方についてお伝えしました。
今後資料タイプ別の作成のコツを一つずつ解説していくので、今はできなくても必ずできる様になりますので安心してください。
それでは次回もお楽しみに。
まとめ
- 教育計画で記載したすべての項目に対して資料作成をするべき
- 口頭の説明や実演で説明するだけだと忘れた時に振り返る方法がなくなってしまう
- 何度も質問をしないといけない状況は質問する側からしても躊躇してしまうことが多い
- 教えられたことをすべてメモするのは大変
- 使い回しをすることができる
- 目的によって資料のタイプを変更する
- 文字ベースの資料タイプ：知識や作業の詳細を記載する
- 表計算ベースの資料タイプ：チェックリストや計算処理
- スライドベースの資料タイプ：知識の概要説明や全体的な流れを説明する