ある日突然仕事をしている最中に言われました。
「明日から新しく人が入るので業務を教えてあげてください」
もし、あなたが上司に同じことを言われたら明日から新しく入る人に教えてあげられますか？
目次
突然、新人と仕事をすることになったら
どんな企業でも人の入れ替わりというのはあると思います。
僕が今まで経験した職種のほとんどで人の入れ替わりというのが何回も行われました。
その度に誰かが新しい人に教えてあげるのですが、大抵は準備期間というものがありませんでした。
そんなことが当然に行われているのにも関わらず、資料が用意されることもなく担当になった人が大体で説明をしていました。
結果として下記のようなことが起きました。
- 教える人によってやり方が違う
- 教える人によって理解度が違う
- どこまで教えられているかわからない
- 最終的にどこまで教えれば良いのかわからない
- 教える人が休むと何もできなくなる
問題だらけですね。
逆に人に任せる立場の人は突然部下に新人教育を任せてはいけません。
いつでも対応できるように教えるために必要なものを準備しておく
ここでは最低限必要なものをまとめておきます。
- 説明用の資料
- 資料一覧
- 進捗管理表
これだけは準備しておきたいです。
そして、これは使い回しをすることができるので、時間を見つけて準備しておくことを強くオススメします！
それぞれの概要を説明します。
説明用の資料
一番大事なものになります。
作業手順、パソコンの使い方、一日の流れなどをわかりやすくまとめておくものです。
Google スライドやパワーポイントで画像を入れて作成するとわかりやすいです！
作り方のコツは別の記事でまとめます。
資料一覧
説明用の資料を作成したら必ず一覧としてまとめましょう。
URLやタイトル、資料の内容を記載しておくと、どの説明でどの資料を見るのかわかりやすくなります。
逆に教えてもらう人の立場としても、資料を見直したい時にすぐに確認することができます。
これはGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシート、WordやExcelで作成すると良いです。
シンプルな型式にしましょう！
進捗管理表
意外と作っていないことも多いですが大事なものです。
教える人がいない時、忙しいくて他の人に教えるの依頼する時に使用するものになります。
進捗管理表で一番最後まで作成してあると、スキルマップにもなりとても便利です！
スキルマップとはその人がどの程度のスキルを持っているのかを把握することができます。
これだけ準備をしておけば問題ないのか？
結論から言うと、準備はどれだけしても万全ということはないです。
なぜなら、完璧な資料、完璧な計画は絶対に作れないからです。
新しく入る人がどんな人なのか？どれだけの知識を持っているのか？によって教え方は変わってくるからです。
どんなに内容が素晴らしい資料を作っても、どんなに美しいレイアウトの資料を作っても、しっかり伝えられなければ意味がないのです。
ですが、最低限の準備としては十分です！
今後、どうやって教えていくか、どういった資料が説明しやすいかなどの記事も作成していくので、そちらも合わせて読んでいただけるとより良い教え人になれます！
あなたもしっかり教え方や資料の作り方を学んで「仕事の教え方のプロ」になりませんか？